如何編制履約服務方案
2025年12月12日 11:03 來源：中國政府采購報 【打印】 
■ 莫勁松
加強對供應商采購履約服務方案的評價，是提升政府采購質量的關鍵環節。筆者發現，在當前的政府采購活動中，履約服務方案在綜合評分中的占比往往超過50%。這與社會對生產服務活動在本質和系統上認識的不斷提升密切相關。然而，供應商在投標響應中編制的履約服務方案普遍存在針對性不強、可操作性不足等問題，容易導致方案出現系統性缺陷，既偏離“物有所值”的采購理念，也潛藏一定的履約風險。對此，供應商應重視履約服務方案的編制。
識別履約環節
識別履約環節，要求供應商在理解采購需求的基礎上，結合自身資源配置與服務能力，將履約工作分解為具體的子過程及流程。通過供應商對履約環節的識別，可以看出其對采購需求的理解程度。
以某消防應急單位采購宣傳標識服務為例，筆者認為，供應商應按照下列環節進行履約。一是設計，確認采購人是否提供宣傳標識設計圖或具體方案。若未提供，則供應商應根據采購文件中的框架要求開展設計；若已提供，則供應商應依據已有文件開始下一步履約，同時需履行對采購人知識產權或商業秘密的保護義務。二是生產，依據符合要求的設計文件，進行宣傳標識產品的加工制造。一般來說，生產場地都不會在采購人的作業區內，故供應商需具備設施、設備、技術及人力資源，以確保質量。三是運輸，將合格產品運送至采購人指定的安裝地點。四是安裝，在指定位置完成產品安裝。依據采購需求的不同，其復雜程度也不同，可能涉及高空作業等特殊要求。五是驗收，采購人依據采購文件要求，對產品外觀、牢固性、功能等方面進行確認。部分質量特性可能需要一定周期才能完全顯現。
若供應商無法獨立完成全部環節，還需識別分包采購過程，如大件物品的專項運輸服務。此外，完整的項目管理還應包括異常與緊急狀態的處理流程。
理順重點環節
各履約環節執行不當，可能在一定程度上影響方案的交付周期與實施質量。例如，生產環節輸出的產品必須合格，才能成為運輸環節的輸入。若前一環節輸出不合格，或運輸環節因預案不充分等導致產品損壞，都將會影響整體履約進度并帶來風險。
履約過程一般包括關鍵履約環節和特殊履約環節等。關鍵履約環節是指，在供應商所有的履約環節中，相對動用資源較多、過程質量要求較高、成本難以控制的環節。以稻米產品采購項目為例，將其履約分為育苗、插秧、田間管理、收割、烘干及倉儲環節。因為田間管理環節的周期長、天氣影響較大等因素，所以耗費資源較大，對稻米的產量、質量有較大影響，這就屬于履約過程中的關鍵環節。
特殊履約環節不能通過后續的測量、檢驗來確定其有效性。比如，常見的裝飾裝修過程、飲料罐封裝過程等，都屬于特殊履約環節。這是因為裝飾完成的墻體內部情況如何（包括材質、施工優良與否的準確情況），難以通過設備來進行檢測；在封裝后又不開啟的情況下，瓶裝水的菌群數達到何種程度，難以通過現有儀器檢測。
需要注意的是，關鍵過程與特殊過程的界定并非固定不變，可能因供應商資源配置或技術水平的發展而動態變化。
明確控制措施
供應商應在識別并理順過程關系的基礎上，制定明確的控制措施，以確保各環節按預期運行，最終滿足采購需求。這一過程應體現目標承諾，并包括制定控制標準、方法以及質量要求等。在生產環節，通過特定工藝保障產品質量。比如，金屬產品的外表要防銹，就需要有工藝來加防護層，或者改變表層的化學活性；要保證法蘭盤上孔位的準確性，通常情況下需要利用夾具來改變鉆孔的加工工藝等。在設計環節，明確采用電腦繪制或手繪等方法。除了對實現過程規定不同（工藝）的方式方法外，供應商還應策劃相應的準則與要求，并盡量形成文件，注重可操作性，明確“誰來做、做什么、怎么做、何時何地做”等具體內容。
在筆者看來，控制措施應細化至各子過程，如通過設計定稿控制程序、裝車作業規程等文件，實現更精準的過程管控。控制范圍應包括對分包過程的管理，可將配套性、支持性環節分包，并避免核心業務外包，同時加強對多次分包行為的監督。
履約過程需要相應的資源支撐，包括設施設備、人力資源、市場信息等。供應商應在履約服務方案中合理策劃資源調配與管理。比如，針對履約項目組建專門的項目團隊，明確職責分工，確保人員特質符合法律法規及項目要求。
監督機制應獨立于執行部門，系統覆蓋從策劃、實施到改進的全過程。比如，針對原材料、半成品、成品及交付過程設置檢驗點，并依據過程的關鍵性與難度差異化設置控制方式；加強對測量工具的管理，確保量具、儀器符合國家法律法規，滿足存放環境要求。
此外，供應商應建立不合格產品服務的應對與改進機制，通過設定（量化）指標、分析不合格原因、制定糾正與預防措施等，持續提升履約績效與滿意度。
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