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■ 汪 杰

隨著公共資源交易行業不斷整合與快速發展，公共資源交易在城市建設發展中發揮著重要的作用。交易文件材料的有效管理則是準確反映交易全流程是否符合有關法律法規的重要歷史憑證，是管理工作中的重要組成部分。然而，公共資源交易檔案制度在我國法律法規中仍無明確詳細的規定，使得交易檔案的整理、立卷、裝訂標準不能有效統一，各相關單位在此業務上方法不一，形態各異。筆者在實際工作經歷了紙質檔案向數字化轉換的過程，數字化檔案向電子化檔案管理的探索，建立健全公共資源交易檔案制度，有利于保護國家和公共資源交易活動當事人的利益，保證工程、采購等項目完成的質量。    

一、電子文件的基本含義

（一）在本行政區域內公共資源交易活動中產生的，具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統計的一般方法。

（二）術語的定義：電子文件，指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體，依靠計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。具有真實性、完整性，安全性和有效性等特征。

二、電子文件的歸檔要求

（一）電子文件的收集按照“誰代理，誰立卷，誰移交”的管理模式，項目代理主體負責電子文件原始記錄材料的收集、整理，立卷和移交工作，保證電子文件的各種性能完好。

（二）紙質文件處理

1.紙質文件掃描加工，將紙質文件掃描轉化為標準格式的電子數據，保證掃描文件的高質量、高清晰度，通過專業的數字圖像處理軟件對圖像進行糾偏和去黑等技術手段處理，做到圖像清晰、頁面完整、色彩還原逼真，能夠達到國家檔案數字化有關標準要求。

2.紙質文件數字化期間，確保紙質文件原件的無損傷、無損毀、無丟失和無泄密等安全保密工作。

3.（1）相關圖像處理標準：①圖像分辨率：以dpi為單位，300dpi及以上。②圖像顏色：按照原件顏色確定黑白或彩色。③圖像格式：PDF格式。④壓縮方式：PDF。

⑵掃描加工要求：①采用檔案數字化設備。②掃描時，應根據紙張質地、底色、薄厚度等客觀因素，設置最佳的掃描明暗度、對比度設置，確保原始掃描圖像效果與原件吻合一致。③掃描過程中，盡量保證紙張擺放端正，確保原始掃描圖像無歪斜缺陷，減少后期完善處理可能導致的圖像失真現象。

4.掃描圖像處理要求：掃描后的原始圖像需要進行優化處理，使得成品圖像清晰、端正。根據文件材料掃描后的具體情況，要進行如下圖像處理。①圖像歪斜，采用自動或手動糾偏功能，調整圖像角度。圖像偏斜度不超過2度，對方向不正確的圖像應進行旋轉還原方法，以確保符合閱覽習慣。②圖像臟點、臟斑，圖像頁面中出現影響圖像質量的雜質，例如黑點、黑線、黑框、黑邊等現象時，應進行去污處理。處理過程中應遵循保持文件材料原貌的原則。為節省存儲空間，應對圖像進行裁邊處理，去除多余白邊。

5.檔案條目著錄要求：①應當認真錄入條目信息，確保檔案目錄內容及頁碼與實際內容完全一致。②對一些重要的目錄及字跡不清楚的目錄應當認真做好對檢作業。

三、電子文件的管理

（一）電子文件在形成過程中，應當具備國家法律法規規定的原件形式。能夠有形地表現所載內容，并可以隨時調取查用的電子文件，視為符合法律、法規要求的書面形式。除法律、法規規定不適用的情況外，經第三方認證的可靠的電子簽名與手寫簽名或蓋章具有同等的法律效力。

(二)公共資源交易電子交易系統、電子服務系統、專家管理系統及其網絡系統，必須符合國家信息安全等級保護標準，應采取穩妥的身份識別、權限控制、防計算機病毒、防木馬及防攻擊等技術措施，以確保電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性。各系統要對元數據捕獲節點與內容進行規劃，將應由系統捕獲的電子文件元數據全部形成并捕獲。

（三）對于電子文件的歸檔范圍和保管期限，開標、評標現場音像資料和電子招標投標文件材料，應當刻錄在電子光盤中，保管期限與紙質檔案保管期限相同。

（四）電子文件歸檔流程圖，詳情請見下圖

（五）關于文件材料移交登記表，項目代理主體向項目單位和交易中心移交文件材料時需要認真檢查電子光盤內容，填寫《電子文件立卷登記表》和《公共資源交易文件材料移交登記表》等材料。

（六）符合調檔條件的相關單位在申請檔案調閱利用時，需要真實、準確和完整地填寫《項目檔案利用效果登記表》后，經單位分管領導簽批，檔案室方可提供調檔服務。

（七）在物理歸檔方式方面，歸檔電子文件的存儲格式按照《歸檔電子文件存儲格式》選擇；歸檔電子文件的載體選用檔案級光盤。不可使用軟磁盤、U盤、存儲卡等作為歸檔電子文件長期保存的載體。收集的圖片、Word、Excel、PPT等電子文件材料，應轉換為PDF格式后存檔。

四、電子文件的保管

（一）電子文件保管應符合下列要求：

1.歸檔載體應做防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。

2.歸檔載體應裝盒，豎立存放或平放，避免擠壓。

3.歸檔載體應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。

4.歸檔載體的保管環境溫度選定范圍：光盤17℃-20℃；相對濕度選定范圍：光盤20%-50%。具體要求見DA/T15-1995、DA/T38-2008。

5.歸檔電子文件至少一式四套，一套項目單位保管，一套項目代理機構保管，公共資源交易中心保管兩套（其中，一套為電子元數據封存保管，一套作為檔案提供調閱利用）。有條件的單位可增加一套異地封存保管。

（二）電子文件或電子文件離線存儲介質自行成起一年內，可移交同級國家綜合檔案館。

（三）各電子文件保管單位應當按照要求，及時配備保管所需要的裝具和硬件設施，確保電子文件的保管安全。

（四）對于電子文件信息填寫，

電子文件光盤必須裝入專用存儲盒內，注明檔號、案卷題名、項目編號、立卷單位、文件容量、刻錄日期及套別。

1.檔號：應由檔案室統一填寫。檔號格式：全宗號-檔案類別代碼-電子載體代碼-年度-保管期限代碼-案卷號，項目編號。

2.案卷題名：應完整填寫電子光盤內存儲的內容名稱。

3.項目編號：應填寫交易文件的項目編號。

4.立卷單位：應填寫項目代理單位全稱。

5.文件容量：應填寫電子光盤內存儲文件材料的容量總和。

6.刻錄日期：應填寫電子光盤內存儲文件材料的刻錄時間。

7.套別：指檔案室存儲電子檔案載體的套號，用大寫英文字母A、B、C、D表示。A表示電子元數據封存保管，B表示查閱利用，C表示項目單位保管，D表示項目代理機構保管。