關(guān)于加強(qiáng)對代理機(jī)構(gòu)考核管理的思考
2024年12月27日 09:03 來源：中國政府采購報 【打印】 
■ 張琳 孫一峰
今年，筆者單位啟動了新一輪政府采購代理機(jī)構(gòu)（以下簡稱代理機(jī)構(gòu)）公開遴選工作，在此期間也引發(fā)了筆者對如何選擇一個合格代理機(jī)構(gòu)的思考。代理機(jī)構(gòu)有自身的“硬”實力和“軟”實力。公司“硬”實力是選擇代理機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)，涉及到有效的工商注冊登記、良好的經(jīng)營狀況和信用等級、固定的開評標(biāo)室和儲存檔案的場所、必要的辦公軟件設(shè)備等，以保障代理業(yè)務(wù)正常開展。公司“軟”實力是代理機(jī)構(gòu)競爭力的核心表現(xiàn)，涉及到開展代理業(yè)務(wù)的有效業(yè)績、健全的管理制度和工作紀(jì)律、負(fù)責(zé)代理業(yè)務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)等。公司“硬”實力是開展代理業(yè)務(wù)必備的外部條件，筆者想重點探討從哪些因素考核評估代理機(jī)構(gòu)的“軟”實力，提出一些對代理機(jī)構(gòu)考核評估的方式，以便有效提高代理機(jī)構(gòu)的代理服務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平。
代理機(jī)構(gòu)考核評估因素
筆者認(rèn)為，對代理機(jī)構(gòu)的考核評估因素主要有以下幾個方面。
——專業(yè)程度。在開展代理業(yè)務(wù)的過程中，采購人大部分時間接觸的是項目負(fù)責(zé)人，代理機(jī)構(gòu)是項目負(fù)責(zé)人開展業(yè)務(wù)的載體。在開展評審會議前，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)深入了解采購需求，與采購人準(zhǔn)確高效溝通，確保采購文件能夠完整規(guī)范表述。在評審會議過程中，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)具備組織、表達(dá)、溝通協(xié)調(diào)等方面的能力。在評審會議后，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)保證發(fā)布相關(guān)信息的準(zhǔn)確性、相關(guān)材料的完整性、處理爭議事件的條理性。筆者認(rèn)為，在遴選代理機(jī)構(gòu)過程中要著重對項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行考核。
——時間成本。財政預(yù)算執(zhí)行講求時效，代理機(jī)構(gòu)是協(xié)助采購人提高工作質(zhì)量、提升采購效率的重要幫手。筆者認(rèn)為，能夠長期合作的代理機(jī)構(gòu)一定是可以為用戶付出時間成本的。如一個采購文件編制1個小時和編制5個小時，編制5個小時的錯誤率可能明顯降低，一個采購文件1個人編制和經(jīng)過3個人審查，經(jīng)過審查的采購文件完整度可能更高。
——職業(yè)道德。在職業(yè)活動中，從業(yè)人員應(yīng)遵循行業(yè)的道德規(guī)范和行為準(zhǔn)則。代理機(jī)構(gòu)是受采購人委托協(xié)助開展招標(biāo)采購相關(guān)業(yè)務(wù)，代理機(jī)構(gòu)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁出現(xiàn)提前泄露采購有關(guān)信息、設(shè)置無關(guān)收費事項等行為。招標(biāo)采購行業(yè)充滿了利益競爭，筆者認(rèn)為，代理機(jī)構(gòu)從業(yè)人員的職業(yè)道德也是需要考核評估的因素。
代理機(jī)構(gòu)考核評估的實施
筆者結(jié)合日常工作，談一些對代理機(jī)構(gòu)的考核評估方式。
——日?？己?。筆者認(rèn)為，采購人應(yīng)注重每一個代理項目的考核與評價，實現(xiàn)日?？己嗽u估的數(shù)據(jù)積累，為年度考核評價做好數(shù)據(jù)支撐。代理機(jī)構(gòu)在完成委托項目后，采購人可以從法律法規(guī)理解程度、項目執(zhí)行情況、完成的質(zhì)量和效率、各環(huán)節(jié)合法合規(guī)性、職業(yè)道德、服務(wù)態(tài)度、質(zhì)疑應(yīng)對處理、資料完整度等方面進(jìn)行評價打分。主觀評分項可以設(shè)置區(qū)間分值，客觀評分項可以設(shè)置固定分值，若全部設(shè)置固定分值，容易出現(xiàn)分值大量重復(fù)，綜合考評差距較小等情況。通過計算代理機(jī)構(gòu)年度所有項目的平均分可以形成日常考核得分，同時也可以作為委托項目分配的重要參考依據(jù)。
——特殊事項考核。采購人要注重代理機(jī)構(gòu)在日常工作中對特殊事項的督查整改，整改過程應(yīng)有時間限定、材料要求和處理結(jié)果，以保證代理機(jī)構(gòu)重視相關(guān)事項的處理，達(dá)到提高專業(yè)能力和管理水平的目標(biāo)。有的代理機(jī)構(gòu)只依靠1-2個項目經(jīng)理，在業(yè)務(wù)量不斷增加的情況下，仍然把大量工作壓到1-2個項目經(jīng)理身上，縱然項目經(jīng)理經(jīng)驗豐富，處理每個代理項目也只能草草了事，沒有時間對項目仔細(xì)思考、查漏補(bǔ)缺，這樣的代理機(jī)構(gòu)筆者認(rèn)為應(yīng)該中止委托。當(dāng)代理機(jī)構(gòu)發(fā)生工作失誤時，應(yīng)該要求其實施專項整改，整改程序由項目負(fù)責(zé)人牽頭召開研討會議，就出現(xiàn)的問題進(jìn)行剖析和總結(jié)，對相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行再研究再認(rèn)識，形成具體工作調(diào)整方案提交給用戶，防止在后續(xù)項目中重復(fù)出現(xiàn)類似差錯，從業(yè)務(wù)流程方面堵塞漏洞。在投訴質(zhì)疑的處理上，可以從積極溝通的有效性、準(zhǔn)確把握質(zhì)疑的合理性、質(zhì)疑處理的及時性，質(zhì)疑答復(fù)的專業(yè)性等方面進(jìn)行評價。有的代理機(jī)構(gòu)起草的質(zhì)疑答復(fù)內(nèi)容不夠?qū)I(yè)、不夠肯定，甚至引起供應(yīng)商無端猜測，激化矛盾，引發(fā)投訴，這樣的代理機(jī)構(gòu)筆者認(rèn)為應(yīng)該中止委托。
——年度考核。在年度考核時，可以讓代理機(jī)構(gòu)提交年度工作總結(jié)，考核工作組結(jié)合年度工作總結(jié)、制度完善程度、特殊事項處理、日?？己说梅值纫蛩剡M(jìn)行綜合打分，作為續(xù)簽下一年委托協(xié)議的重要參考依據(jù)。前文已說明了特殊事項處理、日?？己说目己嗽u估因素，面向年度工作總結(jié)方面，筆者認(rèn)為，可以通過語言簡潔、表述清晰、政策理解深刻、語言運用準(zhǔn)確、問題把控能力等因素進(jìn)行考核評價。在日常代理業(yè)務(wù)中，采購人經(jīng)常會提出一些制度約束、工作流程方面的建議，代理機(jī)構(gòu)應(yīng)及時調(diào)整，通過完善企業(yè)制度作出回應(yīng)，做到分事行權(quán)、分崗設(shè)權(quán)、分級授權(quán)，科學(xué)規(guī)范設(shè)置內(nèi)部審批程序，保障工作質(zhì)量，防范采購風(fēng)險。代理機(jī)構(gòu)可以通過通報違紀(jì)違法典型案例，持續(xù)加強(qiáng)從業(yè)人員拒腐防變的能力；持續(xù)加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，熟悉掌握各類國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，提高對采購人采購需求的理解能力，規(guī)范清晰編制采購文件，規(guī)避差別歧視條款的出現(xiàn)，依法依規(guī)開展采購活動；通過從業(yè)人員簽訂廉潔承諾書，從制度層面嚴(yán)肅公司內(nèi)部工作紀(jì)律，持續(xù)強(qiáng)化職業(yè)道德和法律意識。
（作者單位：吉林大學(xué)招標(biāo)與采購管理中心）
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