編好采購文件這部“劇本”需要三步走
2022年10月13日 09:28 來源：中國政府采購報 【打印】 
■ 楊曉莉
作為政府采購交易的要約邀請文件，政府采購文件是在采購過程中對供應商響應文件進行評審的重要依據，采購交易達成后即成為采購雙方當事人權利義務履行的憑證。因此，編制政府采購文件是政府采購活動中的重要環節。如果把采購活動比喻成一部戲劇的話，采購文件就是劇本，是決定一部劇是否精彩的關鍵要素。具體到如何編制政府采購文件，筆者認為可以分為三個階段：準備階段、編制階段、復核階段。
準備階段
在正式編制采購文件之前要進行充分準備，大體分為三步：一是確認。代理機構在接受采購任務后，需對采購委托的要素進一步確認，以保證委托的有效性。如，確定采購預算、采購內容、采購方式和采購前的報批文件是否一致。二是計劃。代理機構對采購各階段依法規劃，對采購流程所需時間進行充分考量，再編制采購計劃，因為科學合理的采購計劃是后續采購活動順利進行的重要保證。三是磨合需求。編制一份合格的采購文件必須建立在科學細化的采購需求基礎之上。
筆者在實際工作中發現，采購人提交的需求經常存在以下三個問題：需求籠統，不明確；需求苛刻，不現實；需求具有指向性，不公正。如，某項目采購標的是一批貨物，但采購需求文件提供的只有貨物數量而沒有具體的規格參數。又如，某項目需求中的服務條款過于苛刻，遠遠超過實際需要。再如，某項目采購人提供的貨物技術參數只有國內一兩家知名品牌能夠滿足，具有明顯的指向性。
因此，在審核采購需求時，筆者認為需要注意以下幾個要點：看需求是否具有科學性，避免過于寬泛，導致滿足需求的供應商數量過多，無法篩選出真正符合采購人需求的供應商；看需求是否具有競爭性，避免技術參數過于苛刻，導致競爭不充分而產生采購失敗的情形；看需求是否具有排他性，避免通過指定品牌型號、指定特定專利等方式來指向特定供應商的情況，不然，容易引起質疑。
編制階段
編制采購文件階段首先需抓住要點，搭好框架。筆者認為，關鍵要點主要有：一看潛在供應商的資格條件是否合理。供應商資格條件的科學設置關系到政府采購參與度以及政府采購的公正公平，因此，要依法依規科學設置。二看是否執行政府采購政策。政府采購作為財政支出管理的重要措施，承擔著宏觀調控和配置資源的作用，而具體到每個政府采購活動，都應當保證政府采購政策的貫徹落實。三看采購評分細則是否明晰可量化。采購評分細則是遴選供應商、達成采購目標的重要抓手，故評分細則要明晰、可量化。四看采購程序所要求的時間節點是否合法。五看合同所選取的文本是否正確，合同條款是否和采購需求一致等。
復核階段
一份需求明確、評審依據明晰、程序指引完備的采購文件可以稱得上是合格的采購文件了，但合格的采購文件只有經過反復打磨才能成為優秀的采購文件。
對于如何進行復核，筆者認為，應當查看文件的完整性，看看邏輯是否清晰。如，在描述采購需求時，采購文件通常應完整描述采購背景，提出采購標的的具體技術參數，服務要求以及其他需提醒潛在供應商注意的事項。采購文件內容完整、邏輯清晰，才會大大降低供應商制作響應文件的難度，也會降低供應商因一些疏忽而造成應答失敗的概率。
另外，還要重點查看文字表述是否簡練準確、有無錯別字。如，非招標方式采購不應有這樣的表述：招標人、招標時間、中標人。同時，內容是否前后一致也很重要。如，采購文件需求部分與合同部分對同一內容要求不一致，或是評分細則與技術參數不對應等情況，這類問題應當避免。
通過日常的采購工作，筆者對采購文件的重要性感受頗深，對于如何編制一份合格的采購文件有些心得，但距離編制出優秀的采購文件仍有很大差距，因此，把一些淺顯的想法進行以上總結，以期拋磚引玉，獲取更多啟發，不斷提高編制采購文件的水平，從而提升政府采購工作能力。
（作者單位：全國人大機關采購中心）
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